Este guia é para a pessoa responsável pela implantação e por acompanhar a equipe a distância. A farmácia central continua existindo. A farmácia de dispensação é uma unidade da mesma organização, não uma nova organização.

1. Combinar a rotina com a equipe local

1. Confirme quem será responsável pela dispensação e reúna os nomes e e-mails dos dois funcionários. Cada pessoa deve ter sua própria conta.
2. Combine uma data de início e quem fará a contagem física de abertura.
3. Confirme como os medicamentos chegam da central e como as entregas ficam anotadas no papel.
4. Pergunte se internação e depistagem guardam medicamentos ou sobras. Se guardarem, não trate o envio inteiro como consumo final: é necessário definir o controle dessas sobras antes de adotar essa rotina.

As destinações informadas pela equipe são paciente, depistagem, internação, descarte e doação. Descarte e doação não são atendimento ao paciente; devem permanecer separados na interpretação dos relatórios.

2. Abrir a unidade correta

1. Entre na AINA e escolha a organização da clínica.
2. Confira se a farmácia de dispensação já existe na lista de unidades. Se existir, utilize-a; não crie outra.
3. Se ainda não existir, uma pessoa com permissão de gestão deve abrir Ajustes > Organização > Nova unidade.
4. Informe o nome combinado com a equipe e escolha Farmácia em Tipo da unidade.
5. Clique em Criar unidade e confira a nova unidade na lista.

Não renomeie nem recrie a central para fazer isso. Se o comando não aparecer, solicite apoio à coordenação que administra a organização.

3. Dar acesso aos dois funcionários

1. Abra Ajustes > Organização > Pessoas e clique em Convidar.
2. Informe o e-mail individual do primeiro funcionário.
3. Em Papel, escolha Operador.
4. Em Escopo, selecione somente a farmácia de dispensação, não Toda a organização.
5. Clique em Enviar convite e repita para o segundo funcionário.
6. Peça a cada pessoa que utilize exatamente o e-mail convidado e escolha seu idioma no seletor de idiomas.
7. Confira, com cada funcionário, se ele consegue abrir a unidade correta. Não compartilhe senha nem a conta da Maya.

Primeiro acesso: ao abrir o link do convite, a pessoa cria a conta ou entra e volta automaticamente ao convite, que é aceito na hora. Se o sistema pedir confirmação do e-mail, basta clicar no link recebido. Se surgir uma tela para criar organização, não crie nada: reabra o link do convite. Confira se a unidade correta aparece antes de começar.

4. Preparar o saldo de abertura

1. Na data combinada, conte o que já está fisicamente na dispensação, separado por medicamento, concentração, apresentação, unidade de contagem, lote e validade.
2. Confira se essas quantidades já estão registradas no sistema. Não lance novamente o que já foi contabilizado.
3. Para estoque anterior ao início que ainda não está registrado: se o medicamento ainda não tem cadastro, preencha o quadro Estoque inicial na própria tela de cadastro. Se já tem cadastro, abra o item em Estoque, use Registrar entrada e escolha a origem Estoque inicial. Informe a quantidade, o lote e a validade. Nas observações, registre a data da contagem e o responsável.
4. Se o medicamento ainda não existir nessa unidade, cadastre-o com os dados da embalagem, sem criar equivalências clínicas por conta própria.
5. Abra Relatórios > Contagem física, confira o saldo do sistema e exporte a planilha para a equipe comparar com a contagem real.

A Contagem física é uma planilha de conferência, não uma tela que grava automaticamente o inventário. Divergências devem ser examinadas e corrigidas por quem tem permissão, com justificativa.

Não registre o saldo antigo como transferência fictícia da central. Se o estoque já estiver contabilizado na central, a coordenação deve reconciliar os registros antes do lançamento para evitar duplicação.

5. Registrar os novos abastecimentos

1. Na central, a Maya abre o medicamento em Estoque.
2. No lote entregue, utiliza o comando de transferência.
3. Escolhe a farmácia de dispensação e informa a quantidade efetivamente entregue.
4. Confirma e combina com a equipe a conferência do recebimento físico.

A transferência retira da central e acrescenta à dispensação imediatamente. Não há uma etapa separada de aceite do recebimento. Não registre outra entrada para a mesma entrega. Transferência não é dispensação ao paciente.

6. Acompanhar a implantação a distância

Combine uma chamada curta com compartilhamento de tela, se a conexão permitir. Faça a primeira operação real sob acompanhamento e confira os saldos nas duas unidades. Comece com poucos itens e só amplie depois da conferência.

Use Resumo por item, Saídas por destinação e Contagem física para acompanhar o período. Na página do medicamento, Jornada do lote ajuda a consultar os registros vinculados. Saídas antigas sem destinação ficam não classificadas; não atribua destinações históricas sem evidência.

Antes de considerar a equipe pronta

• Cada funcionário entra com sua própria conta e acessa a unidade correta.
• O saldo de abertura foi conferido e não está duplicado na central.
• A equipe registra a data real do papel e confere o lote físico.
• A primeira transferência e a primeira dispensação foram conferidas.
• A recuperação de conexão foi testada no aparelho local. Não presuma gravação segura sem internet.

Continue com o treinamento dos operadores.

Lançar várias linhas do papel sem cadastrar uma por vez

1. Abra Dispensação > Lançamento do papel em lote na unidade correta.
2. Escolha uma foto JPG, PNG ou WebP legível, uma planilha XLSX/CSV, ou cole o texto da planilha em Texto da planilha e clique em Importar texto. Use até 100 linhas e arquivos de até 5 MB. Evite fotografar nomes ou outros dados pessoais de pacientes.
3. Na planilha, use os cabeçalhos: medicamento, concentração, apresentação, unidade, quantidade, lote, destinação, data, observações. Medicamento e quantidade são obrigatórios. A leitura da foto apenas sugere informações; não altera o estoque.
4. Para cada linha, selecione o medicamento cadastrado e confira concentração, apresentação e unidade. Selecione o lote físico, a quantidade, a destinação final e o tipo de saída. Descarte por vencimento ou dano e doação não devem ser registrados como dispensação ao paciente.
5. Informe a Data e hora efetivas, inclusive quando forem anteriores ao dia da digitação. Se todas as linhas forem da mesma data e hora conhecidas, use Data e hora efetivas comuns > Aplicar à lista. Não invente uma hora desconhecida: consulte a coordenação sobre como documentar essa limitação antes de confirmar.
6. Marque Conferi esta linha e a entrega final em cada linha. Remova linhas repetidas ou que já estejam no histórico. Clique em Confirmar lista revisada.
7. A lista é confirmada inteira ou recusada inteira, sem lançar apenas uma parte. Se houver falha ou queda da conexão, mantenha a mesma lista e repita a confirmação, sem importar de novo; a repetição da mesma tentativa é protegida contra duplicação. Confira o histórico antes de marcar o papel. Importar o mesmo papel como uma nova lista continua exigindo conferência humana.
8. Se precisar corrigir uma lista protegida após tentativa, confira primeiro o histórico e use Conferi o histórico: liberar revisão. Isso inicia uma nova tentativa; não repita movimentos já registrados.

O autor da digitação e a data de registro são preservados separadamente da data efetiva. Não reconstruímos datas históricas que não foram registradas. A importação cobre saídas finais; compras, recebimentos e transferências continuam nos seus comandos próprios.

Comparar a central com a dispensação

1. Abra Comparar unidades e selecione as unidades autorizadas da mesma organização.
2. Em Saldo atual, confira medicamento, apresentação, unidade de medida e lote em cada local.
3. Em Saídas por destinação, selecione claramente as datas De e Até. Compare as destinações finais, sem somar transferências ao consumo.
4. Em Vencimentos, escolha o horizonte em dias. A lista inclui lotes vencidos: faça a conferência física antes de qualquer baixa.
5. Use Anterior e Próxima para consultar todas as linhas. Não some caixas, frascos e comprimidos como se fossem a mesma medida.

Se internação ou depistagem guardarem medicamentos

Essa rotina ainda não foi decidida. O sistema já permite unidades com saldo e transferências, mas não cria esses locais automaticamente. Após a coordenação definir nomes, responsáveis e controle mínimo, um local que guarda estoque deve receber por transferência, registrar apenas o que foi efetivamente utilizado como saída final e devolver sobras por transferência de retorno. Não registre a mesma remessa também como dispensação. Uma destinação, sozinha, não controla o saldo de um setor.

Luana cadastrará os dois funcionários posteriormente. Luana e Maya farão posteriormente a contagem de abertura, conferindo o histórico antes de registrar qualquer saldo. Isso não exige compartilhar contas nem recriar a central.