Este roteiro pode ser usado pela coordenação em uma chamada e depois consultado pelos operadores. Antes de começar, confirme os acessos e o saldo inicial com o guia de implantação.

1. Entrar e escolher a unidade

1. Entre com seu e-mail e senha pessoais.
2. Escolha o idioma que você compreende melhor no seletor de idiomas. Cada pessoa pode usar um idioma diferente.
3. Confira o nome da farmácia de dispensação antes de registrar qualquer operação.

Se a unidade não aparecer, peça ajuda à coordenação. Não crie outra organização nem use a conta de um colega.

2. Preparar o registro no papel

Anote a data e, quando conhecida, a hora real da entrega; medicamento; concentração; apresentação; quantidade e unidade de contagem; lote; e destinação. Identifique quem fez a anotação e marque depois quais linhas já foram passadas ao sistema.

Não confunda comprimidos com caixas ou frascos. Não invente uma hora desconhecida: combine com a coordenação como documentar essa limitação. Não é necessário coletar o nome do paciente para este controle inicial, salvo necessidade confirmada pela clínica.

3. Passar as entregas para a AINA

1. Abra Dispensação.
2. Busque o medicamento pelo nome que a equipe conhece. Confira concentração, apresentação e unidade; nomes semelhantes não garantem que seja o mesmo produto.
3. Informe a Quantidade na unidade exibida.
4. Confira o Lote físico. A sugestão FEFO (First Expired, First Out: primeiro a vencer, primeiro a sair) prioriza a validade mais próxima, mas não substitui a conferência da embalagem.
5. Escolha a Destinação conforme o que realmente aconteceu: paciente, depistagem, internação, descarte ou doação, quando disponíveis na lista.
6. Ajuste a Data efetiva da dispensação para a data real anotada no papel. O sistema preserva separadamente quem digitou e quando digitou.
7. Clique em Adicionar à lista. Repita para as outras linhas do papel.
8. Revise todos os itens e clique em Registrar tudo.
9. Confira a confirmação e o histórico antes de marcar as linhas do papel como registradas.

A confirmação da lista é integral. Se houver erro de conexão, repita a mesma tentativa sem importar novamente e confira o histórico antes de marcar o papel.

4. Separar abastecimento de dispensação

Receber medicamentos da central aumenta o estoque da dispensação. Entregar ao paciente reduz esse estoque. Não registre a transferência recebida como uma nova doação ou compra.

Exemplo de treinamento, não de lançamento: se a dispensação receber 100 comprimidos e entregar 30 ao paciente, ficam 70 comprimidos. O consumo final do exemplo é 30, não 130. Não misture quantidades de apresentações ou unidades diferentes.

Se internação ou depistagem guardarem sobras, avise a coordenação. Enviar para um setor que guarda estoque não prova que todos os medicamentos já foram usados.

5. Conferir vencimentos e corrigir dúvidas

Não entregue um medicamento vencido. Separe fisicamente e consulte o responsável local. Um alerta de lote vencido com saldo exige conferência; não prova que o lote ainda está na prateleira nem autoriza uma baixa sem verificação.

Se perceber item, lote, quantidade ou data incorretos, não faça uma segunda saída para compensar. Consulte o histórico e peça a correção ao responsável com permissão. Não apague o papel de origem.

6. Quando a internet falhar

Mantenha as anotações no papel. Se não houver confirmação da AINA, não considere a operação registrada. Ao voltar a conexão, confira o histórico antes de repetir. O funcionamento sem internet ainda precisa de teste no aparelho usado pela clínica; não dependa de sincronização automática não validada.

7. Roteiro para a coordenação ensinar

1. Mostre uma operação com uma linha real do papel e acompanhe a confirmação.
2. Peça a cada operador que repita o processo com outra linha real, sob supervisão. Não use dados fictícios no estoque real.
3. Peça que explique a diferença entre transferência, dispensação, doação e descarte.
4. Peça que mostre como escolher o lote e a data do atendimento anterior.
5. Consulte o saldo e o histórico juntos; compare com o papel.
6. Marque uma nova conferência após os primeiros dias e combine a quem comunicar dúvidas.

Conferência ao final do dia

• Todas as linhas digitadas estão marcadas no papel e conferidas no histórico.
• Quantidades e destinações correspondem às entregas reais.
• Dúvidas e divergências foram comunicadas à coordenação.
• Não foram compartilhadas contas nem lançadas operações de teste no estoque real.

Os nomes cadastrados em português, francês ou malgaxe podem ser preservados. Traduções ajudam na leitura, mas não garantem equivalência entre medicamentos: confira sempre os dados da embalagem.

Lançar várias linhas do papel sem cadastrar uma por vez

1. Abra Dispensação > Lançamento do papel em lote na unidade correta.
2. Escolha uma foto JPG, PNG ou WebP legível, uma planilha XLSX/CSV, ou cole o texto da planilha em Texto da planilha e clique em Importar texto. Use até 100 linhas e arquivos de até 5 MB. Evite fotografar nomes ou outros dados pessoais de pacientes.
3. Na planilha, use os cabeçalhos: medicamento, concentração, apresentação, unidade, quantidade, lote, destinação, data, observações. Medicamento e quantidade são obrigatórios. A leitura da foto apenas sugere informações; não altera o estoque.
4. Para cada linha, selecione o medicamento cadastrado e confira concentração, apresentação e unidade. Selecione o lote físico, a quantidade, a destinação final e o tipo de saída. Descarte por vencimento ou dano e doação não devem ser registrados como dispensação ao paciente.
5. Informe a Data e hora efetivas, inclusive quando forem anteriores ao dia da digitação. Se todas as linhas forem da mesma data e hora conhecidas, use Data e hora efetivas comuns > Aplicar à lista. Não invente uma hora desconhecida: consulte a coordenação sobre como documentar essa limitação antes de confirmar.
6. Marque Conferi esta linha e a entrega final em cada linha. Remova linhas repetidas ou que já estejam no histórico. Clique em Confirmar lista revisada.
7. A lista é confirmada inteira ou recusada inteira, sem lançar apenas uma parte. Se houver falha ou queda da conexão, mantenha a mesma lista e repita a confirmação, sem importar de novo; a repetição da mesma tentativa é protegida contra duplicação. Confira o histórico antes de marcar o papel. Importar o mesmo papel como uma nova lista continua exigindo conferência humana.
8. Se precisar corrigir uma lista protegida após tentativa, confira primeiro o histórico e use Conferi o histórico: liberar revisão. Isso inicia uma nova tentativa; não repita movimentos já registrados.

O autor da digitação e a data de registro são preservados separadamente da data efetiva. Não reconstruímos datas históricas que não foram registradas. A importação cobre saídas finais; compras, recebimentos e transferências continuam nos seus comandos próprios.

Comparar a central com a dispensação

1. Abra Comparar unidades e selecione as unidades autorizadas da mesma organização.
2. Em Saldo atual, confira medicamento, apresentação, unidade de medida e lote em cada local.
3. Em Saídas por destinação, selecione claramente as datas De e Até. Compare as destinações finais, sem somar transferências ao consumo.
4. Em Vencimentos, escolha o horizonte em dias. A lista inclui lotes vencidos: faça a conferência física antes de qualquer baixa.
5. Use Anterior e Próxima para consultar todas as linhas. Não some caixas, frascos e comprimidos como se fossem a mesma medida.

Se internação ou depistagem guardarem medicamentos

Essa rotina ainda não foi decidida. O sistema já permite unidades com saldo e transferências, mas não cria esses locais automaticamente. Após a coordenação definir nomes, responsáveis e controle mínimo, um local que guarda estoque deve receber por transferência, registrar apenas o que foi efetivamente utilizado como saída final e devolver sobras por transferência de retorno. Não registre a mesma remessa também como dispensação. Uma destinação, sozinha, não controla o saldo de um setor.

Luana cadastrará os dois funcionários posteriormente. Luana e Maya farão posteriormente a contagem de abertura, conferindo o histórico antes de registrar qualquer saldo. Isso não exige compartilhar contas nem recriar a central.

Novidade: janela de Saída simplificada

Na lista do Estoque, cada medicamento tem um botão Saída. A janela pergunta primeiro o que aconteceu: Entregar, Baixar perda ou Enviar a outra unidade. Depois pede quantidade (com atalhos +1, +10 e Tudo), destinação e quando aconteceu. Treine a equipe com um exemplo real de cada um dos três botões. Na entrada, a validade agora é obrigatória; só marque "sem validade impressa" quando a embalagem realmente não tiver data.